В соответствии с ч. 2 ст. 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (далее – Основы) контроль исполнения правил нотариального делопроизводства в отношении нотариусов, занимающихся частной практикой, осуществляется в порядке, определяемом Минюстом России совместно с Федеральной нотариальной палатой. Данный порядок определен главой XIII Правил нотариального делопроизводства, утвержденных приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78 (далее – Правила).
В 2022 году Управлением совместно с Нотариальной палатой Республики Алтай (далее – НПРА) в целях реализации полномочий по контролю в сфере нотариата в соответствии с утвержденным графиком проведено 6 плановых проверок нотариусов нотариального округа «город Горно-Алтайск» и нотариальных округов Майминского, Кош-Агачского, Улаганского, Усть-Коксинского, Чойского районов Республики Алтай. Внеплановые проверки Управлением не проводились, в связи с отсутствием оснований для их проведения.
Проверки исполнения нотариусами Республики Алтай Правил нотариального делопроизводства осуществлялись комиссией, в состав которой входили представители Управления (сотрудники отдела по контролю и надзору в сфере адвокатуры, нотариата, государственной регистрации актов гражданского состояния) и представители НПРА. Персональный состав комиссии по каждой проверке утверждался приказом Управления по согласованию с НПРА.
В ходе проверки комиссией исследовались следующие вопросы:
1) наличие номенклатуры дел и своевременность ее представления для утверждения, своевременность направления номенклатуры и итоговой записи в нотариальную палату;
2) наличие описей дел постоянного и временного сроков хранения, описи наследственных дел и своевременность их направления в нотариальную палату;
3) правильность оформления номенклатурных дел временного и постоянного срока хранения;
4) соблюдение сроков хранения документов временного хранения;
5) соответствие количества номенклатурных дел индивидуальной номенклатуре нотариуса и итоговой записи;
6) наличие и правильность оформления реестров, книг и журналов на бумажном носителе, предусмотренных Правилами;
7) своевременность внесения сведений в реестр нотариальных действий единой информационной системы нотариата.
Проверяющими изучались документы по делопроизводству нотариуса, в том числе номенклатуры дел, дела нотариуса, образовавшиеся в процессе его деятельности, итоговые записи о количестве и категориях дел, находящихся в производстве нотариуса, реестры для регистрации нотариальных действий, описи дел постоянного и временного срока хранения, акты уничтожения дел. Комиссией также проверялось и наличие дел, соответствующих утвержденной номенклатуре, формирование и оформление дел, своевременность и правильность внесения сведений в реестр нотариальных действий единой информационной системы нотариата
Анализ результатов проверок показывает, что делопроизводство нотариусами Республики Алтай в целом осуществляется в соответствии
с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации.
При этом выявлен ряд типичных нарушений, допущенных нотариусами в сфере нотариального делопроизводства.
Составление и заполнение номенклатуры дел
- в нарушение п. 45 Правил несвоевременно предоставляются номенклатуры дел в НПРА для утверждения;
- в нарушение п. 51 Правил в номенклатуре дел в графе 3 не всегда указывается количество частей или томов дела, находящихся в производстве, а также в графе «Примечание» отметки о переходящих и не начатых делах;
- в нарушение п. 54 Правил в итоговых записях о количестве дел, находящихся в производстве в соответствующем году выявлены несоответствия с общим количеством дел, находящихся в производстве у нотариуса.
Оформление дел и составление описей дел
- в нарушение раздела VIII Правил дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения не всегда помещаются в твердую обложку и прошиваются прочной нитью;
- В нарушение раздела XI Правил, не все наследственные дела помещены в твердую обложку и прошиты прочной нитью, выявлены случаи не соответствия обложек наследственных дел форме, предусмотренной Приложением № 25 Правил;
- в нарушение п. 70 Правил в описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения вносятся дела, срок хранения которых менее 10 лет;
- в нарушение п. 82 Правил, в описях дел подпись нотариуса не заверяется оттиском печати с изображением Государственного герба РФ;
- в нарушение п. 83 Правил, описи дел постоянного срока хранения не направлялись в нотариальную палату для утверждения президентом;
- в нарушение п. 109 Правил не проводился отбор дел для уничтожения по окончании календарного года, не составлялись акты о выделении дел к уничтожению, дела не уничтожались.
Порядок ведения реестров для регистрации нотариальных действий и реестров единой информационной системы нотариата
- при допущении ошибок в нумерации нотариальных действий нотариусом не составлялся акт о сбое нумерации;
- отсутствие в графе 8 реестра нотариальных действий собственноручно написанных инициалов, фамилии и подписи лица, обратившегося за совершением нотариального действия.
По итогам проверок соблюдения нотариусами Республики Алтай правил нотариального делопроизводства, проведенных Управлением в 2022 году, приняты следующие решения:
в отношении 3 (трех) нотариусов принято решение о признании их работы удовлетворительной, материалы 3 (трех) проверок были направлены в НПРА для принятия решения о возбуждении дисциплинарного производства на основании выявленных в ходе проверок нарушений, носящих систематический характер. К дисциплинарной ответственности привлечены 2 (два) нотариуса.
Следует отметить положительную практику устранения нарушений как в ходе проверки (в случаях, когда это возможно), так и после проверки для направления отчета об устранении нарушений в адрес НПРА и Управления.
Управлением отмечено, что в деятельности проверенных нотариусов имеет место нарушение сроков внесения сведений о совершенных нотариальных действиях в ЕИС. При этом не всегда несвоевременное внесение сведений в ЕИС связано с объективными причинами.
Так, на основании сведений, представленных НПРА перед проведением проверок, о количестве нотариальных действий зарегистрированных в ЕИС за проверяемый период, в том числе
о количестве нотариальных действий, зарегистрированных несвоевременно, установлено следующее: нотариусом Дударевым Г.В. зарегистрировано несвоевременно – 274 нотариальных действия (51 -
без указания причины); нотариусом Кожановой Д.Б. – 639 нотариальных действия (408 - без указания причины); нотариусом Бачимовой Э. Г. –
72 нотариальных действия (5 - без указания причины); нотариусом
Кудаш А.С. – 123 нотариальных действия (41 – без указания причины); нотариусом Шарабариной М.В. – 66 нотариальных действия (5 –
без указания причины); нотариусом И В.Ч. – 256 нотариальных действия (106 – без указания причины).
По мнению Минюста России, систематические нарушения Порядка внесения сведений в ЕИС недопустимы и являются существенными нарушениями, поскольку затрагивают права и законные интересы граждан.
В этой связи, в целях недопущения подобных нарушений и формирования единообразной практики нотариального делопроизводства на территории республики, Управление рекомендует НПРА принять соответствующие меры, в пределах установленной компетенции.