Согласно статье 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (далее – Основы) контроль исполнения правил нотариального делопроизводства нотариусами, занимающимися частной практикой, осуществляется в порядке, определяемом Минюстом России совместно с Федеральной нотариальной палатой. Такой порядок установлен главой XIII Правил нотариального делопроизводства, утв. приказом Минюста России 16.04.2014 № 78 (далее – Правила).
Контрольно-надзорные полномочия территориальных органов Минюста России, помимо Основ, определены Положением об Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации, утв. приказом Минюста России от 03.03.2014 № 26.
Правила устанавливают единый порядок работы с документами нотариусов в Российской Федерации, регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль ведения и заполнения документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.
Проверки исполнения Правил могут быть плановыми, внеплановыми и повторными.
Плановые проверки исполнения Правил нотариусами проводятся в отношении одного нотариуса один раз в четыре года, в соответствии с ежегодным графиком проведения проверок, утвержденным приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой, не позднее 15 декабря года, предшествующего году проведения проверок.
Проверка исполнения Правил нотариусом, впервые приступившим к осуществлению нотариальной деятельности, проводится через год после наделения его полномочиями нотариуса.
Повторная проверка проводится не позднее чем через год после проведения плановой проверки, в ходе которой выявлены нарушения Правил и по результатам которой принято решение о проведении повторной проверки. Срок проведения повторной проверки может быть продлен в случае невозможности ее проведения по не зависящим от комиссии причинам.
В 2021 году, в соответствии с графиком проведения проверок исполнения Правил нотариального делопроизводства нотариусами, занимающимися частной практикой, Республики Алтай, на 2021 год, утв. приказом Управления от 14.12.2020 № 82, из запланированных Управлением совместно с представителями Нотариальной палаты Республики Алтай (далее – НПРА), из запланированных 7 проверок нотариусов проведено 4 плановых проверки. Внеплановые и повторные проверки не проводились.
Три проверки, из-за осложнения обстановки, связанной с распространением коронавирусной инфекции, в том числе среди нотариусов, подлежащих проверке, по ходатайству НП РА перенесены на 2022 год.
Проверки исполнения нотариусами Республики Алтай Правил осуществлялись проверочной комиссией, в состав которой входили представители Управления (сотрудники отдела по контролю и надзору в сфере адвокатуры, нотариата, государственной регистрации актов гражданского состояния) и представители НПРА.
Персональный состав комиссии по каждой проверке утверждался приказом Управления по согласованию с НПРА.
Информация о дате проведения проверки доводилась до сведения членов комиссии и проверяемого нотариуса в сроки, установленные Правилами.
Целью проведения проверки деятельности нотариуса являлся контроль за соблюдением Правил нотариального делопроизводства, а также своевременное обнаружение и исправление допущенных нарушений, предотвращение их в дальнейшей работе.
При проведении проверок нотариусов Республики Алтай члены проверочной комиссии от Управления руководствовались положениями:
- приказа Минюста России от 16.04.2014 № 78 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства»;
-действующего в проверяемый период проверок приказа Минюста России от 27.12.2016 № 313 «Об утверждении форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах и порядка их оформления»;
-действующего в проверяемый период проверок приказа Минюста России от 30.09.2020 г. № 226 «Об утверждении форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах и порядка их оформления»;
-действующего в проверяемый период приказа Минюста России от 17.06.2014 № 128 «Об утверждении Требований к содержанию реестров единой информационной системы нотариата»;
- приказа Минюста России от 30.09.2020 № 224 «Об утверждении Требований к содержанию реестров единой информационной системы нотариата»;
- действующего в проверяемый период приказа Минюста России от 17.06.2014 № 129 «Об утверждении Порядка ведения реестров единой информационной системы нотариата»;
- приказа Минюста России от 30.09.2020 № 225 «Об утверждении Порядка ведения реестров единой информационной системы нотариата, внесения в них сведений, в том числе порядка исправления допущенных в таких реестрах технических ошибок».
В предмет проверки входили следующие вопросы:
1) наличие номенклатуры дел и своевременность ее представления для утверждения, своевременность направления номенклатуры и итоговой записи в нотариальную палату;
2) наличие описей дел постоянного и временного сроков хранения, описи наследственных дел и своевременность их направления в нотариальную палату;
3) правильность оформления номенклатурных дел временного и постоянного срока хранения;
4) соблюдение сроков хранения документов временного хранения;
5) соответствие количества номенклатурных дел индивидуальной номенклатуре нотариуса и итоговой записи;
6) наличие и правильность оформления реестров, книг и журналов на бумажном носителе, предусмотренных Правилами;
7) своевременность внесения сведений в реестр нотариальных действий единой информационной системы нотариата. Проверка регистрации нотариусом нотариальных действий в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата проводится с ограничением доступа к сведениям о содержании нотариального действия с использованием средств единой информационной системы нотариата.
По итогам проверок, в срок, не позднее 14 рабочих дней со дня их проведения, составлялась справка (в 3-х экз.) которая направлялась проверяемому нотариусу и в НПРА, 1 экземпляр справки приобщался в материалы проверки в номенклатурное дело Управления.
Результаты проведенных проверок показали, что в целом, оформление документов осуществляется нотариусами Республики Алтай в соответствии с действующими на момент оформления документов Правилами нотариального делопроизводства. Однако выявлены типичные случаи несоответствия установленному порядку оформления документов.
1. В соответствии с п. 6 приложения № 2 приказа Минюста России № 313 (действующего в проверяемый период) и п. 5 приложения № 2 приказа Минюста России № 226 поправки и исправления в реестрах регистрации нотариальных действий в обязательном порядке оговариваются нотариусом с проставлением подписи.
В ходе проверок выявлены случаи отсутствия оговорок исправлений с подписью нотариуса в реестрах, а также случаи проставления на оговорках печати с изображением Государственного герба Российской Федерации.
2. В нарушение п. 6, 9 Правил, действовавших в период с 06.01.2017 по 03.05.2018, нотариусами в журнале организационно-распорядительных документов регистрировались постановления.
3. В нарушение п. 43 Правил, испорченные в 2017-2020 гг. бланки для совершения нотариальных действий не передавались в НПРА по акту сдачи бланков нотариуса (приложение № 7 Правил).
4. В нарушение п. 54 Правил и приложения № 9 Правил, в итоговых записях о категориях и количестве дел, находящихся в производстве нотариуса в 2018-2019 гг. подпись нотариуса не заверялась гербовой печатью.
5. В нарушение п. 64 Правил, текущие номенклатурные дела заводились без оформления обложки дел.
6. В нарушение п. 79 Правил, дела постоянного срока хранения не помещались в твердую (картонную) папку и не прошивались прочной нитью к обложке.
7. В реестры регистрации нотариальных действий за 2017 год не приобщались соответствующие акты, рекомендованные письмом Федеральной нотариальной палатой от 09.01.2017 № 5/03-16-3 и т.д.
В соответствии с требованиями ст. 34.3 Основ, нотариусы обязаны вносить в единую информационную систему нотариата (далее – ЕИС) информацию:
1) о совершении нотариальных действий при их регистрации в реестре нотариальных действий ЕИС. При регистрации в ЕИС нотариального действия по удостоверению или отмене завещания либо доверенности с обязательным внесением электронного образа завещания либо доверенности;
2) об открытии наследства при поступлении заявлений, являющихся основанием для заведения наследственного дела;
3) об уведомлениях о залоге движимого имущества при их регистрации в реестре уведомлений о залоге движимого имущества;
4) иные сведения в соответствии с ч. 2 ст. 34.2 Основ, если их внесение не возложено на нотариальные палаты.
Сведения о совершении нотариальных действий при их регистрации в реестре нотариальных действий ЕИС вносятся нотариусом в ЕИС незамедлительно.
С целью проверки исполнения нотариусами вышеуказанных требований действующего законодательства, до начала проведения каждой проверки Управлением из НП РА истребовались сведения о количестве нотариальных действий, зарегистрированных нотариусом в реестре нотариальных действий ЕИС, а также сведения о количестве нотариальных действий, зарегистрированных им несвоевременно в течение всего проверяемого периода.
В результате проведенных проверок выявлены случаи несвоевременного внесения сведений о совершенном нотариальном действии нотариусами в ЕИС, случаи отсутствия сведений о совершенных нотариальных действиях в ЕИС, а также отсутствие извещений НПРА о невозможности регистрации нотариальных действий в ЕИС по объективным причинам в течение 3-х рабочих дней в соответствии с п. 27 приказа Минюста России от 17.06.2014 № 129 «Об утверждении Порядка ведения реестров единой информационной системы нотариата» (действующего в проверяемый период до 28.12.2020) и п. 26 приказа Минюста России от 30.09.2020 № 225 «Об утверждении Порядка ведения реестров единой информационной системы нотариата, внесения в них сведений, в том числе порядка исправления допущенных в таких реестрах технических ошибок», вступившего в силу с 29.12.2020.
Большая часть нарушений Правил устранена нотариусами в ходе проведения проверок.
По итогам проведенных в 2021 году проверок, членами проверочных комиссий приняты решения о признании работы нотариусов в целом удовлетворительной.
При этом в соответствии с п. 2 ст. 192 Правил одному нотариусу предложено устранить нарушения Правил. В установленный срок нотариусом представлен отчет об устранении нарушений, которые возможно было исправить.
Материалы проверок для возбуждения дисциплинарного производства в соответствии с Кодексом профессиональной этики нотариусов в Российской Федерации и решения вопроса о привлечении нотариуса к дисциплинарной ответственности, по итогам проверок Правил нотариального делопроизводства в НП РА не направлялись.