В соответствии со ст. 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (далее – Основы) контроль исполнения правил нотариального делопроизводства нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляется территориальными органами Минюста России, а в отношении нотариусов, занимающихся частной практикой, в порядке, определяемом Минюстом России совместно с Федеральной нотариальной палатой. Такой порядок установлен главой XIII Правил нотариального делопроизводства, утв. приказом Минюста России 16.04.2014 № 78 (далее – Правила).
Контрольно-надзорные полномочия территориальных органов Минюста России, помимо Основ, определены Положением об Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации, утв. приказом Минюста России от 03.03.2014 № 26.
Правила устанавливают единый порядок работы с документами нотариусов в Российской Федерации, регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль ведения и заполнения документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.
Проверки исполнения Правил могут быть плановыми, внеплановыми и повторными.
Плановые проверки исполнения Правил нотариусами проводятся в отношении одного нотариуса один раз в четыре года, в соответствии с ежегодным графиком проведения проверок, утвержденным приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой, не позднее 15 декабря года, предшествующего году проведения проверок.
Проверка исполнения Правил нотариусом, впервые приступившим к осуществлению нотариальной деятельности, проводится через год после наделения его полномочиями нотариуса.
Повторная проверка проводится не позднее чем через год после проведения плановой проверки, в ходе которой выявлены нарушения Правил и по результатам которой принято решение о проведении повторной проверки. Срок проведения повторной проверки может быть продлен в случае невозможности ее проведения по не зависящим от комиссии причинам.
В 2019 году в соответствии с графиком проведения проверок исполнения Правил нотариального делопроизводства нотариусами, занимающимися частной практикой, Республики Алтай, на 2019 год, утв. приказом Управления от 10.12.2018 № 143, Управлением совместно с представителями Нотариальной палаты Республики Алтай (далее – НПРА) проведено 2 проверки, из которых 1 – плановая, 1 – повторная.
Плановые:
- Нотариус нотариального округа «Усть-Канский район» Республики Алтай Э.Т. Баркышев.
- Нотариус нотариального округа «Чойский район» Республики Алтай Владислав Ченович И.
Проверки исполнения нотариусами Республики Алтай Правил нотариального делопроизводства осуществлялись проверочной комиссией, в состав которой входили представители Управления (сотрудники отдела по контролю и надзору в сфере адвокатуры, нотариата, государственной регистрации актов гражданского состояния) и представители НПРА.
Персональный состав комиссии по каждой проверке утверждался приказом Управления по согласованию с НПРА.
Информация о дате проведения проверки доводились до сведения членов комиссии и проверяемого нотариуса в сроки, установленные Правилами.
Целью проведения проверки деятельности нотариуса является контроль за соблюдением Правил нотариального делопроизводства, а также своевременное обнаружение и исправление допущенных нарушений, предотвращение их в дальнейшей работе.
При проведении проверок нотариусов Республики Алтай члены проверочной комиссии от Управления руководствовались положениями:
приказа Минюста России от 16.04.2014 № 78 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства»;
приказа Минюста России от 27.12.2016 № 313 «Об утверждении форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах и порядка их оформления» (далее – приказ Минюста России № 313);
приказа Минюста России от 17.06.2014 № 128 «Об утверждении Требований к содержанию реестров единой информационной системы нотариата» (далее – приказ Минюста России № 128);
приказа Минюста России от 17.06.2014 № 129 «Об утверждении Порядка ведения реестров единой информационной системы нотариата» (далее – приказ Минюста России № 129).
Предметом проверок являлись следующие вопросы:
1) наличие номенклатуры дел и своевременность ее представления для утверждения, своевременность направления номенклатуры и итоговой записи в нотариальную палату;
2) наличие описей дел постоянного и временного сроков хранения, описи наследственных дел и своевременность их направления в нотариальную палату;
3) правильность оформления номенклатурных дел временного и постоянного срока хранения;
4) соблюдение сроков хранения документов временного хранения;
5) соответствие количества номенклатурных дел индивидуальной номенклатуре нотариуса и итоговой записи;
6) наличие и правильность оформления реестров, книг и журналов на бумажном носителе, предусмотренных Правилами;
7) своевременность внесения сведений в реестр нотариальных действий единой информационной системы нотариата. Проверка регистрации нотариусом нотариальных действий в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата проводится с ограничением доступа к сведениям о содержании нотариального действия с использованием средств единой информационной системы нотариата.
По итогам проверок не позднее 14 рабочих дней со дня их проведения в трех экземплярах составлялась справка: 1 экземпляр для проверяемого нотариуса – в целях устранения выявленных замечаний в срок, установленный в справке, 1 экземпляр для НПРА, 1 экземпляр для Управления.
По результатам проведенных в 2019 году проверок приняты следующие решения:
в отношении 1 нотариуса принято решение о признании его работы удовлетворительной; в отношении 1 нотариуса материалы проверки направлены в НПРА для принятия решения о возбуждении дисциплинарного производства на основании выявленных в ходе проверки нарушений. В результате к нотариусу применена мера ответственности в виде замечания.
Как показала практика, оформление документов осуществляется нотариусами Республики Алтай в соответствии с действующими на момент оформления документов Правилами нотариального делопроизводства.
Однако в ходе проверок выявлены следующие случаи несоответствия установленному порядку оформления документов:
1.В соответствии с п. 6 приложения № 2 к приказу Минюста России № 313 поправки и исправления в реестрах регистрации нотариальных действий в обязательном порядке оговариваются нотариусом с проставлением подписи.
Однако нотариусы во исполнение данного пункта проставляли еще печать и дату внесения поправки или исправления, что не является обязательным требованием при их исправлении.
2. В нарушение вышеуказанного пункта приложения № 2 к приказу № 313 незаполненные строки в реестрах нотариусами не прочеркивались.
3. В нарушение п. 19 приложения № 2 к приказу № 313 в графе 8 реестра отсутствовала расшифровка подписи лиц, обратившихся за совершением нотариальных действий.
- В нарушение п. 5 раздела II приказа Минюста России № 313 записи в реестре регистрации нотариальных действий производились не аккуратно и не разборчиво.
5. В нарушение п. 6, 9 Правил постановления нотариусов регистрировались в журнале организационно-распорядительных документов.
6. Форма журнала организационно-распорядительных документов не соответствовала установленной форме (приложение № 1 Правил).
7. В нарушение п. 64 Правил наследственные дела не помещались в твердую обложку. На обложках наследственных дел и исходящих документах нотариуса указывалось неверное наименование нотариальной палаты.
8. В нарушение п. 55, 63 номенклатурные дела, предусмотренные на 2019 год, не были заведены в дела в соответствии с номенклатурой дел нотариуса на 2019 год. Документы находились в пустых папках, без обложки.
9. Факт исполнения временного замещения нотариуса не фиксировался в журнале учета приема-передачи полномочий, что не соответствовало п. 97 Правил.
10. Главой Х Правил установлены требования по отбору и уничтожению дел, срок которых истек.
В нарушение требований данной главы Правил дела, срок хранения которых истек, не отбирались и не выделялись для уничтожения. Акты о выделении к уничтожению документов не составлялись.
11. В нарушение п.43 Правил испорченные бланки для совершения нотариальных действий не передавались в НПРА.
12. При заполнении графы 1 Алфавитной книги учета завещаний выявлено нарушение в части ее заполнения. Данная графа заполнялась без указания даты рождения завещателя.
Кроме того, согласно ст. 34.3 Основ нотариусы обязаны вносить в единую информационную систему нотариата (далее – ЕИС) следующее:
1) о совершении нотариальных действий при их регистрации в реестре нотариальных действий ЕИС. При регистрации в реестре нотариальных действий ЕИС нотариального действия по удостоверению или отмене завещания либо доверенности нотариусы обязаны вносить в ЕИС электронный образ завещания либо доверенности;
2) об открытии наследства при поступлении заявлений, являющихся основанием для заведения наследственного дела;
3) об уведомлениях о залоге движимого имущества при их регистрации в реестре уведомлений о залоге движимого имущества;
4) иные сведения в соответствии с ч. 2 ст. 34.2 Основ, если их внесение не возложено на нотариальные палаты.
Сведения о совершении нотариальных действий при их регистрации в реестре нотариальных действий ЕИС вносятся нотариусом в ЕИС незамедлительно.
Вместе с тем в ходе проверок выявлены следующие замечания:
- сведения о совершенном нотариальном действии вносились несвоевременно либо не вносились в ЕИС вообще (п. 27 приказа Минюста России № 129).
При этом, в соответствии с п. 27 приказа Минюста России № 129,если регистрация нотариального действия в реестре нотариальных действий ЕИС невозможна по объективным причинам в течение 3 рабочих дней, нотариус извещает нотариальную палату соответствующего субъекта Российской Федерации о таких причинах и предполагаемых сроках их устранения.
Однако нотариусы данное требование приказа Минюста России № 129 не исполняли.
В целом результаты проверок показывают, что нарушения, выявленные при проведении указанных проверок, частично выявлены повторно, тем самым носят систематический характер.