Общие положения
В соответствии со ст. 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (далее – Основы) контроль исполнения правил нотариального делопроизводства нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляется территориальными органами Минюста России, а в отношении нотариусов, занимающихся частной практикой, в порядке, определяемом Минюстом России совместно с Федеральной нотариальной палатой. Такой порядок установлен главой XIII Правил нотариального делопроизводства, утв. приказом Минюста России 16.04.2014 № 78 (далее – Правила).
Контрольно-надзорные полномочия территориальных органов Минюста России, помимо Основ, определены Положением об Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации, утв. приказом Минюста России от 03.03.2014 № 26.
Правила устанавливают единый порядок работы с документами нотариусов в Российской Федерации, регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль ведения и заполнения документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.
Проверки исполнения Правил могут быть плановыми, внеплановыми и повторными.
Плановые проверки исполнения Правил нотариусами проводятся в отношении одного нотариуса один раз в четыре года, в соответствии с ежегодным графиком проведения проверок, утвержденным приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой, не позднее 15 декабря года, предшествующего году проведения проверок.
Проверка исполнения Правил нотариусом, впервые приступившим к осуществлению нотариальной деятельности, проводится через год после наделения его полномочиями нотариуса.
Повторная проверка проводится не позднее чем через год после проведения плановой проверки, в ходе которой выявлены нарушения Правил и по результатам которой принято решение о проведении повторной проверки. Срок проведения повторной проверки может быть продлен в случае невозможности ее проведения по не зависящим от комиссии причинам.
Организация проведения проверок
В 2018 году в соответствии с графиком проведения проверок исполнения Правил нотариального делопроизводства нотариусами, занимающимися частной практикой, Республики Алтай, на 2018 год, утв. приказом Управления от 07.12.2017 № 113, Управлением совместно с представителями Нотариальной палаты Республики Алтай (далее – НПРА) проведено 5 проверок, из которых 3 – плановых, 2 – повторных.
Плановые:
- Нотариус нотариального округа «город Горно-Алтайск» Республики Алтай М.В. Шарабарина;
- Нотариус нотариального округа «Чойский район» Республики Алтай Владислав Ченович И;
- Нотариус нотариального округа «Турочакский район» Республики Алтай Н.П. Аламчина.
- Нотариус нотариального округа «Майминский район» Республики Алтай Т.А. Пушкарева;
- Нотариус нотариального округа «Улаганский район» Республики Алтай Э.Г. Бачимова.
Проверки исполнения нотариусами Республики Алтай Правил нотариального делопроизводства осуществлялись проверочной комиссией, в состав которой входили представители Управления (сотрудники отдела по делам некоммерческих организаций, контролю и надзору в сфере адвокатуры, нотариата, государственной регистрации актов гражданского состояния) и представители НПРА.
Персональный состав комиссии по каждой проверке утверждался приказом Управления по согласованию с НПРА.
Информация о дате проведения проверки доводились до сведения членов комиссии и проверяемого нотариуса в сроки, установленные Правилами.
Целью проведения проверки деятельности нотариуса является контроль за соблюдением Правил нотариального делопроизводства, а также своевременное обнаружение и исправление допущенных нарушений, предотвращение их в дальнейшей работе.
При проведении проверок нотариусов Республики Алтай члены проверочной комиссии от Управления руководствовались положениями:
приказа Минюста России от 16.04.2014 № 78 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (в редакции приказа, действовавшего в период с 01.01.2011 по 06.05.2014, с 06.05.2014 по 17.04.2017, а также действующей редакцией с 17.04.2018);
приказа Минюста России от 27.12.2016 № 313 «Об утверждении форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах и порядка их оформления» (далее – приказ Минюста России № 313);
приказа Минюста России от 17.06.2014 № 128 «Об утверждении Требований к содержанию реестров единой информационной системы нотариата» (далее – приказ Минюста России № 128);
приказа Минюста России от 17.06.2014 № 129 «Об утверждении Порядка ведения реестров единой информационной системы нотариата» (далее – приказ Минюста России № 129).
Предметом проверок являлись следующие вопросы:
1) наличие номенклатуры дел и своевременность ее представления для утверждения, своевременность направления номенклатуры и итоговой записи в нотариальную палату;
2) наличие описей дел постоянного и временного сроков хранения, описи наследственных дел и своевременность их направления в нотариальную палату;
3) правильность оформления номенклатурных дел временного и постоянного срока хранения;
4) соблюдение сроков хранения документов временного хранения;
5) соответствие количества номенклатурных дел индивидуальной номенклатуре нотариуса и итоговой записи;
6) наличие и правильность оформления реестров, книг и журналов на бумажном носителе, предусмотренных Правилами;
7) своевременность внесения сведений в реестр нотариальных действий единой информационной системы нотариата. Проверка регистрации нотариусом нотариальных действий в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата проводится с ограничением доступа к сведениям о содержании нотариального действия с использованием средств единой информационной системы нотариата.
По итогам проверок не позднее 14 рабочих дней со дня их проведения в трех экземплярах составлялась справка: 1 экземпляр для проверяемого нотариуса – в целях устранения выявленных замечаний в срок, установленный в справке, 1 экземпляр для НПРА, 1 экземпляр для Управления.
По результатам проведенных в 2018 году проверок приняты следующие решения:
в отношении 1 нотариуса ограничились обсуждением и предложением исправить выявленные в ходе проверки нарушения; в отношении 2 нотариусов принято решение о признании их работы удовлетворительной; в отношении 1 назначить повторную проверку.
Кроме того, в отношении 1 нотариуса материалы проверки направлены в НПРА для принятия решения о возбуждении дисциплинарного производства на основании выявленных в ходе проверки нарушений. В результате к нотариусу применена мера ответственности в виде объявления строгого выговора.
Нарушения, выявленные при проведении проверок
Оформление документов
Как показала практика, оформление документов осуществляется нотариусами Республики Алтай в соответствии с действующими на момент оформления документов Правилами нотариального делопроизводства.
Однако в ходе проверок выявлены следующие случаи несоответствия установленному порядку оформления документов:
- журнал регистрации организационно-распорядительных документов не соответствует установленной форме (приложение № 1 Правил);
- в нарушение п. 6 действующих Правил нотариусом в журнале регистрации организационно-распорядительных документов регистрируются постановления об отказе в совершении нотариального действия и запросы;
- в постановлениях об отказе в совершении нотариального действия, не всегда указывается дата и номер приказа о назначении на должность нотариуса;
- в нарушение п. 43 Правил (2 ред., действ. ред.) неиспользованные, испорченные, продублированные или имеющие технический брак бланки, а также бланки для совершения нотариальных действий не передаются в нотариальную палату по акту сдачи бланков нотариуса (приложение № 7 Правил).
Обработка входящих и исходящих документов
Все поступающие к нотариусу и исходящие от нотариуса документы регистрируются в журналах входящей и исходящей корреспонденции в соответствии с требованиями Правил.
Регистрации подлежат все документы, получаемые нотариусом и связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки.
Вместе с тем, в ходе проверки было выявлено следующее:
- в нарушение п. 23 Правил в журнале регистрации входящей корреспонденции и исходящей корреспонденции допускаются пропуски, не все записи вносятся вовремя;
- в соответствии с п. 23 и 31 Правил (дейст. ред.) с 04.05.2018 журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции ведутся в электронном виде. В нарушение указанных требований входящая и исходящая корреспонденция, поступившая в бумажном виде регистрируется некоторыми нотариусами в журналах на бумажных носителях, а поступившая корреспонденция в электронном виде в журналах входящей и исходящей корреспонденции в электронном виде;
- в Книге учета наследственных дел не всегда регистрируются все заявления, поступившие по конкретному наследственному делу, согласно требований п. 124-125 Правил (1 ред.).
Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, штампы и бланки нотариуса
Использование печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с главой V Правил, но при этом имеются случаи, когда подпись нотариуса в необходимых случаях не заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российского Федерации, например:
- согласно п. 82 Правил (1,2, действ. ред.) все экземпляры описей дел подписываются нотариусом с проставлением даты, подпись нотариуса заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В нарушение данного пункта Правил в описи наследственных дел и в описи дел постоянного срока хранения, подпись нотариуса не заверяется печатью нотариуса.
- кроме того, на личных бланках нотариуса не всегда соблюдается последовательность размещения реквизитов, предусмотренных требованиями п. 41 Правил.
Составление номенклатуры дел
В соответствии с п. 45 Правил, номенклатура дел нотариусов Республики Алтай ежегодно составляется каждым нотариусом, занимающимся частной практикой, и утверждается Президентом НПРА.
В ходе проверок выявлены следующие нарушения:
- в нарушение п. 48 Правил и п. 1 Примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, утв. приказом Минюста России от 19.12.2013 № 229, перечень заголовков дел, включенных в номенклатуру дел нотариуса, не в полной мере соответствует перечню дел Примерной номенклатуры, поскольку не содержат всего объема дел, образующихся в процессе деятельности нотариуса;
- согласно п. 51 Правил (1, 2, действ. ред.) в графу 3 номенклатуры дел по окончании календарного года вписывается количество частей или томов дела, находящихся в производстве. В нарушение указанного пункта в номенклатуру дел нотариуса не вписывается количество наследственных дел, заведенных в текущем году;
- в нарушение п.58 Правил, нотариусы помещают в дела документы, несоответствующие заголовкам дел в утвержденной номенклатуре дел;
- п. 64 Правил установлен перечень реквизитов, которые должны указываться на обложке при оформлении дела. В нарушение указанной нормы, обложки номенклатурных дел не в полной мере соответствуют п. 64 Правил, поскольку в перечне реквизитов нотариусом не указывается должность «нотариус»;
- в нарушение п. 63, 69 Правил в части оформления номенклатур дел, номенклатуры дел нотариуса не прошиты и не оформлены для надлежащего хранения в соответствии с требованиями главы VI Правил.
Формирование и оформление дел
Все имеющиеся у нотариуса документы должны быть сформированы в дела в соответствии с номенклатурой дел и порядком формирования соответствующего дела.
При проверке правильности формирования дел были выявлены следующие нарушения:
- в нарушение п. 21 Правил в наследственных делах отсутствуют расписки в получении подлинных документов, необходимых для совершения нотариального действия;
- форма алфавитной книги учета завещаний не соответствует установленной приложением № 26 Правил;
- в нарушение главы X Правил не произведен отбор дел для уничтожения;
- в графе 9 Книги учета наследственных дел не всегда проставляется отметка о дате выдачи и реестровом номере свидетельства о праве на наследство;
- в нарушение п. 54 Правил формы итоговых записей о категориях и количестве дел не соответствует форме приложения № 9 Правил (1, 2, действ. ред.). В строке «Наследственные дела» итоговых записей не вносятся отметки о количестве переходящих наследственных дел;
- в нарушение п. 68 Правил, нотариусы не осуществляют пересистематизацию документов, не формируют их в хронологическом порядке;
- в нарушение п. 69 Правил дела постоянного срока хранения не оформляются в полном объеме;
- в нарушение п. 119 Правил не всегда заверяются копии подлинных документов, остающихся в наследственных делах;
- в нарушение п. 46 и п. 47 Регламента совершения нотариусами нотариальных действий, устанавливающего объем информации, необходимой нотариусу для совершения нотариальных действий, и способ ее фиксирования, утв. приказом Минюста России от 30.08.2017 № 150, в наследственных делах отсутствуют соответствующие запросы нотариуса, подтверждающие проведенную нотариусом работу по установлению состава наследственного имущества;
- приказом Минюста России от 19.12.2013 № 229 «Об утверждении Примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой» для наследственных дел установлен постоянный срок хранения. Согласно п. 49 Правил (1, 2, действ. ред.) Примерная номенклатура дел предназначена для использования в качестве основного документа при подготовке номенклатуры дел, определении сроков хранения дел, отбора дел для передачи в соответствующий архив или для уничтожения. Уменьшение сроков хранения, установленных Примерной номенклатурой дел, при составлении номенклатуры дел нотариуса, занимающегося частной практикой, или государственной нотариальной конторы запрещается.
Однако, в нарушение указанных требований, на обложках некоторых наследственных дел указывается не постоянный срок хранения, а 75 лет;
- в Алфавитной книге учета завещаний (приложение № 26 Правил) графа 1 заполняется без указания даты рождения завещателя;
- в Алфавитной книге учета завещаний не всегда вносится реестровый номер отменяющего документа;
- акты приема-передачи дел нотариуса не оформляются в соответствующее номенклатурное дело;
- в соответствии с п. 97 Правил (1,2, действ. ред.) периоды исполнения обязанностей лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, передача дел и печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации учитываются в журнале учета приема-передачи полномочий, дел нотариуса и печати (приложение № 19). Однако данный журнал у некоторых нотариусов не соответствует установленной форме.
Порядок ведения и заполнения реестров для регистрации нотариальных действий
Все нотариальные действия, совершаемые нотариусами Республики Алтай, регистрируются в реестре для регистрации нотариальных действий. Записи в реестр в основном вносятся аккуратно и разборчиво.
Однако при проведении проверки правильности ведения и заполнения реестров для регистрации нотариальных действий выявлены следующие нарушения:
- незаполненные строки в реестре не прочеркиваются (п. 6 приказа Минюста России № 313);
- не всегда заполняются гр. 6, 7, 8 реестра;
- в соответствии с п. 91 Правил (1,2, действ. ред.) реестры, книги, журналы до внесения в них первой записи должны быть прошиты, листы их пронумерованы. Количество пронумерованных и сшитых листов указывается на оборотной стороне последних листов реестров, книг, журналов. В некоторых книгах данное требование нотариусами не исполняется. Кроме того, члены комиссии от Управления обратили внимание на то, что в соответствии с п. 91 Правил, выдача реестров, книг, журналов нотариусам, занимающимся частной практикой, регистрируется в нотариальной палате, при этом на реестрах, книгах, журналах не всегда проставляются даты выдачи и их регистрационные номера.
Форма реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных подписей на сделках и свидетельствуемых документах и порядка их оформления
Нотариусами Республики Алтай преимущественно соблюдаются формы удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, формы нотариальных свидетельств, а также формы реестров регистрации нотариальных действий.
Вместе с тем следует отметить, что по результатам проверок, выявлены случаи, когда форма реестра для регистрации нотариальных действий не соответствовала установленной приказом Минюста России № 313 форме, а также к которым не были приобщены акты, рекомендованные письмом ФНП от 09.01.2017 № 5/03-16-3, согласованного с Минюстом России.
Оформление дел. Экспертиза ценности документов и составление описей дел
Оформление дела состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего описание дела на обложке, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи.
Проведенные проверки показали, что нотариусами Республики Алтай дела оформляются в соответствии с положениями Правил.
Вместе с тем имеется ряд недостатков, выявленных в ходе проверок:
- в нарушение требований главы XПравил (1, 2, действ. ред.) дела, срок хранения которых истек, некоторыми нотариусами не отбираются и не выделяются для уничтожения.
Порядок ведения Единой информационной системы нотариата
Согласно ст. 34.3 Основ нотариусы обязаны вносить в единую информационную систему нотариата (далее – ЕИС) следующее:
1) о совершении нотариальных действий при их регистрации в реестре нотариальных действий ЕИС. При регистрации в реестре нотариальных действий ЕИС нотариального действия по удостоверению или отмене завещания либо доверенности нотариусы обязаны вносить в ЕИС электронный образ завещания либо доверенности;
2) об открытии наследства при поступлении заявлений, являющихся основанием для заведения наследственного дела;
3) об уведомлениях о залоге движимого имущества при их регистрации в реестре уведомлений о залоге движимого имущества;
4) иные сведения в соответствии с ч. 2 ст. 34.2 Основ, если их внесение не возложено на нотариальные палаты.
Сведения о совершении нотариальных действий при их регистрации в реестре нотариальных действий ЕИС вносятся нотариусом в ЕИС незамедлительно.
Вместе с тем в ходе проверок выявлены следующие замечания:
- сведения о совершенном нотариальном действии вносятся несвоевременно либо не вносятся в ЕИС (п. 27 приказа Минюста России № 129).
При этом, в соответствии с п. 27 приказа Минюста России № 129,если регистрация нотариального действия в реестре нотариальных действий ЕИС невозможна по объективным причинам в течение 3 рабочих дней, нотариус извещает нотариальную палату соответствующего субъекта Российской Федерации о таких причинах и предполагаемых сроках их устранения.
Однако нотариусы данное требование приказа Минюста России № 129 не исполняли.
Кроме того, при регистрации совершенного нотариального действия в реестре нотариальных действий ЕИС после устранения причин невозможности его регистрации указываются объективные причины, по которым регистрация нотариального действия была невозможна, в том числе: выезд нотариуса для совершения нотариального действия вне места своей работы; отсутствие возможности внесения сведений в ЕИС по техническим причинам (например: отсутствие электроснабжения, доступа к информационно-телекоммуникационной сети Интернет, к ЕИС в связи с плановыми профилактическими работами).
Выявлен единичный случай, когда не была указана причина, по которой регистрация нотариального действия была невозможна.
В целом, следует отметить, что результаты проверок показывают, что нарушения, выявленные при проведении предыдущих проверок в отношении нотариусов, в основном, устраняются нотариусами и в практике работы в дальнейшем не допускаются.
Также необходимо обратить внимание на положительную практику устранения нарушений как в ходе проверок (в случаях, когда это возможно), а также после проверки для направления отчета об устранении нарушений в адрес Управления и НПРА.
Отдел по делам некоммерческих организаций,
контролю и надзору в сфере адвокатуры,
нотариата, государственной регистрации
актов гражданского состояния